トライムではほぼ毎週、クライアント企業様のWebサイトを更新しています。
一部のクライアント様には、各ページのキャプチャをまとめてドキュメント化し、エビデンス兼更新資料として提出しています。
今回は、このプロセスをすべて自動化するツールを開発しました。
結果、毎月発生するディレクター作業の4〜5時間（作業全体の90%）を削減することができました。
本記事では、その具体的な仕組みをご紹介します。「普段の業務を効率化したい」「人為的なミスを減らしたい」とお考えの方にはきっとお役立ていただける内容になっておりますので、ぜひ最後までお読みください。
課題
提出している資料は、Googleシートにキャプチャ画像を貼りつけたシンプルなものです。
これまではすべて、ディレクター陣が手作業で作成していました。
特にキャプチャ作業は、
- 複数ページに渡って単調な作業が続く
- 画像サイズが大きいせいで分割して貼り付ける手間がある
といった点で頭を悩ませていました。
開発
そこで「キャプチャ取得」と「ドキュメント作成」の2つを自動化するプログラムを開発しました。
キャプチャ取得
Node.jsで、ブラウザの立ち上げからページ読み込み、キャプチャ撮りを実行するプログラムを作りました。ライブラリにはPuppeteerを使用しました。
キャプチャした画像はサイズが大きく、そのままではシートに貼り付けられないため、取得と合わせて固定サイズでの分割も行います。
またドキュメント作成への橋渡しとして、APIを介してキャプチャ画像をGoogle Driveにアップロードする処理も加えました。
ドキュメント作成
既存のGoogleシートのワークシートに対して、シート追加およびGoogle Driveにアップされた画像を貼り付けるGAS（Google Apps Script）のプログラムを作りました。
またシートが増え続けることで重くなってしまうのを避けるため、アーカイブとして10日ずつ別のワークシートに切り出す処理も加えました。
実行環境
上記の２つのプログラムそれぞれに、毎日定期的に実行する仕組みを用意しました。
キャプチャ取得
OCIの無料枠で仮想マシンのインスタンスを作成し、cronでプログラムを定期実行するようにしました。
当初はスペック面でキャプチャに失敗してしまうことも多くありましたが、待機時間の見直しや反復処理の導入など調整を経て、安定してキャプチャできるようになりました。
ドキュメント作成
GASには指定した時間帯に任意の関数を実行するトリガー機能が標準搭載されているため、こちらを使用してプログラムを定期実行するようにしました。
効果
以上のツールの運用が始まったことで、ディレクターの実作業は、毎日勝手に更新されるGoogleシートから必要な分だけをまとめ、顧客に提出するだけに削減されました。4〜5時間もかかっていた作業が、ものの10分程度で完了するようになりました。これは大きな成果と言えます。
作業時間短縮に成功するのみならず、ディレクター陣も毎月発生する機械的な作業から解放され、余分な労力を割かれることがなくなったので、別の業務にパフォーマンスを費やせるようになりました。
このような社内業務の効率化を体験したい！ とお考えの方は是非トライムまでお問い合わせください。