Googleフォーム×スプレッドシートで「申請台帳」を作る方法｜承認が止まらない運用テンプレ

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• 2026.03.24

「申請が口頭・DM・メールに散らばって追えない」
「誰の承認待ちか分からない」
「催促が必要で、運用が疲れる」

申請フローが詰まる原因は“承認者が遅い”よりも、申請が追える形になっていないことがほとんどです。
そこで効果が大きいのが、Google Workspaceだけで作れる 申請台帳（リクエスト台帳）。

この記事では、Googleフォームとスプレッドシートで、
「入力が揃う → 状態が見える → 次アクションが分かる」申請台帳を最短で作る方法を、テンプレ付きで解説します。

入口が散らかっている場合は「社内ポータル（Googleサイト）の作り方」もセットでおすすめです。
申請がSlackに埋もれる場合は「Slack運用ルール（8つの型）」と相性抜群。
よくある申請質問を減らすなら「社内FAQの作り方」もどうぞ。

結論：申請台帳は“高機能”より「3つの状態」が見えることが大事

申請台帳で必要なのは、これだけです。

1. 何をしたいか（申請内容）
2. 誰待ちか（承認者・担当者）
3. 今どの状態か（ステータス）

この3点が見えるだけで、催促の手間と抜け漏れが減ります。

申請台帳の全体設計（最短で回る型）

使うもの（追加ツール不要）

• Googleフォーム：申請の入口（入力を揃える）
• スプレッドシート：申請台帳（状態を見える化）
• ドライブ：見積・資料など正本リンク
• Slack：通知（任意。手動でもOK）
• 社内ポータル：入口リンクの固定（任意）

Step1：Googleフォームを作る（項目は“最小”から）

まず、フォームは欲張ると入力されません。最初はこれだけでOKです。

必須項目（最小セット）

• 申請タイトル（何をしたいか）
• 目的（なぜ必要か）
• 期限（いつまでに）
• 希望対応（例：購入/設定/作業依頼 など）
• 影響範囲（関係部署・利用者）
• 参考リンク（正本URL）
• 申請者（自動でメール取得でもOK）

任意（あると強い）

• 金額（ある場合）
• 希望承認者（候補がある場合）
• 緊急度（高/中/低）

ポイントは、「参考リンク（正本URL）」を必ず入れること。
添付が増えるほど迷子になります。

Step2：スプレッドシートの列を整える（これが台帳の骨格）

フォーム送信先のシートに、運用で必要な列を足します。

台帳の列テンプレ（コピペ可）

• 受付日時（フォーム自動）
• 申請タイトル
• 目的
• 期限
• 影響範囲
• 正本リンク
• 申請者
• 承認者（手入力/選択）
• 担当者（手入力/選択）
• ステータス（選択）
• 次アクション（メモ）
• 完了日
• 備考

Step3：ステータスは5つに固定（増やさない）

運用が止まる最大要因は、ステータスを増やしすぎることです。
最小で回すならこの5つ。

• 受付
• 承認待ち
• 差し戻し
• 承認済み
• 完了

（慣れてきたら「作業中」を足す程度で十分）

Step4：プルダウン（データの入力規則）を入れる

シートの「承認者」「担当者」「ステータス」は、入力ブレをなくすためにプルダウンにします。

• 承認者：候補者のリストから選択
• 担当者：候補者のリストから選択
• ステータス：5つから選択

これだけで、検索・集計・フィルタが爆速になります。

Step5：見える化（フィルタ・条件付き書式）で“止まり”を炙り出す

ここからが効果が出る部分です。

①フィルタビューを作る（おすすめ3つ）

• 承認待ち（全件）
• 自分が承認者（各承認者が見る用）
• 期限が近い（今週）

②条件付き書式（遅れが一目で分かる）

• 期限が今日以前 ＆ ステータスが完了以外 → 強調
• 差し戻し → 強調
• 承認待ちが◯日以上 → 強調（運用で決める）

※ここは社内運用に合わせて“目立てばOK”です。

Step6：Slack通知（任意）で“見てない”を減らす

最小運用なら、まずは手動でもOKです。
ただ、通知があると承認が止まりにくくなります。

通知の最小ルール（手動でも回る）

• 受付 → 承認者に通知
• 差し戻し → 申請者に通知
• 承認済み → 担当者に通知
• 完了 → 申請者に通知

Slackのチャンネルは「申請専用」を1つ作るのがおすすめです。
（例：req-申請）

Step7：入口は社内ポータルに固定する（迷わせない）

最後に、「どこから申請する？」問題を潰します。

• 社内ポータルの最上段に 申請フォームリンク
• Slackの ann- や qa- に ピン留め
• 「口頭・DMは禁止」まで言うと運用が締まります（無理なら推奨から）

すぐ使える：申請運用ルール（短文・社内掲示用）

長文ルールは読まれないので、これくらいがベストです。

申請ルール（コピペ可）

• 申請はフォームから（口頭・DMは原則NG）
• 正本リンクを添付（ファイル添付よりリンク）
• 期限は必須
• ステータスは台帳で管理
• 承認後は担当者が「完了」まで更新

よくある失敗と対策

失敗1：入力が面倒でフォームが使われない

→ 項目を減らす（最小セットに戻す）。必要なら後で増やす。

失敗2：台帳が更新されず、結局見なくなる

→ ステータス更新の担当を決める（承認者 or 担当者）。

失敗3：例外（緊急）が混ざって破綻する

→ 緊急は「別レーン」または「緊急度＝高」のみ即通知ルールにする。

申請台帳を“回る形”に設計し、定着まで伴走できます

株式会社トライムでは、Google Workspace＋Slackで
申請フローを「入力が揃う／止まりが見える／改善できる」形に整備する支援を行っています。

• 申請フォーム・台帳・ステータス設計
• 承認ルール（高速レーン／例外）設計
• Slack通知設計（手動→自動化の段階導入）
• 社内ポータル・FAQ整備
• 定着支援（教育・月1棚卸し）

お問い合わせフォームから「申請台帳の整備」とお知らせください。
「まずはテンプレだけ欲しい」でもOKです。

まとめ

申請が止まる会社は、承認者ではなく“見える化”が足りません。
Googleフォームで入力を揃え、スプレッドシートでステータスを固定し、（必要なら）Slack通知で忘れを防ぐ。
この型だけで、申請フローは驚くほど回り始めます。